Archivo
y Correspondencia
La Unidad
de Archivo y Correspondencia es el órgano encargado de recibir, registrar, clasificar,
resguardar y enviar toda la correspondencia institucional. Además, le
corresponde registrar todos los expedientes que se tramiten en la Defensoría y
velar por su ordenada conservación, guardándolos en un sitio seguro. Asimismo,
le corresponde obtener, recopilar y analizar el material bibliográfico e
informativo que resulte necesario para apoyar el trabajo de las diversas áreas
de la Defensoría.
La
conservación y organización de los documentos de la institución es otra de las
tareas de la Unidad de Archivo y Correspondencia, de conformidad con las
disposiciones de la Ley No 7202 y las normas de la Junta Administrativa del
Archivo Nacional, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos y de la Dirección de General del Archivo Nacional.
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Región de Tabs
Verticales
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Funciones
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- Numerar, registrar y distribuir la
correspondencia y documentos que sean remitidos a la Defensoría de los
Habitantes.
- Numerar, registrar y expedir oportunamente la
correspondencia oficial que emita la Defensoría.
- Seleccionar, adquirir, restaurar y conservar
material bibliográfico relacionado con el tema de los derechos e intereses
de los habitantes.
- Elaborar una base de datos especializada en el
tema.
- Brindar a los funcionarios (as) de la
Defensoría y a los usuarios externos un ágil acceso a la información que
contiene el Centro de Documentación.
- Elaborar índices analíticos del Informe Anual
de Labores.
- Establecer canales de intercambio de
información con otras instituciones, unidades documentales y centros de
bases de datos nacionales y extranjeras.
- Centralizar todo el acervo documental de las
dependencias y oficinas de la institución.
- Coordinar con la Dirección General del Archivo
Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución.
- Reunir, conservar, clasificar, ordenar,
describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la
institución.
- Velar por la aplicación de políticas
archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que
labore en los archivos de gestión.
- Colaborar en la búsqueda de soluciones para el
buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la
Defensoría.
- Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección
General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.
- Gestionar ante la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos la autorización para eliminar
documentos.
- Rendir un informe anual a la Dirección General
del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución.
- Realizar todas aquellas otras funciones que le
indique el Defensor (a) de los Habitantes o que se desarrolle en la
normativa interna de la institución.
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Está conformada por
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Jefe: Guiselle Chavarría
Loría
Teléfono: 40008570
Luis F. Cortés García
Teléfono: 40008575
Patricia Campos Rojas
Teléfono: 40008577
Gregory Villalobos Villalobos
Teléfono: 40008579
Christian Vargas Ugalde
Teléfono: 40008578
Sarita Chaves Mondragón
Teléfono: 40008601
Pablo Espinoza Ramírez
Teléfono: 40008574
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