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Desde su creación en 1993 la Defensoría de los
Habitantes de la República ha mantenido un importante contacto con la
Dirección General del Archivo Nacional, ente rector del Sistema Nacional de
Archivos, en total cumplimiento a la Ley
No 7202 del 24 de Octubre de 1990.
Sin embargo, es a partir de 1995 cuando surge la
necesidad de crear un Archivo Central en la institución y se contrata un
profesional en Archivística, quién tendrá entre sus funciones la creación
del archivo así como la responsabilidad de emitir las diferentes
directrices y políticas archivísticas.
Para el logro de este objetivo primordial, la Defensoría
solicita el asesoramiento del Archivo Nacional, el cual desde el período de
gestión del Lic. Rodrigo Alberto Carazo Zeledón y hasta la actualidad, ha
brindado todo tipo de cooperación a la institución, entre estos logros se debe mencionar la
visita de distintos funcionarios para capacitar a las secretarias de los departamentos,
además del asesoramiento necesario para la elaboración de las Tablas de
Plazos de Conservación y Eliminación de Documentos, así como una serie de
consultas verbales y escritas con el fin de facilitar la labor del Archivo
Central de la institución.
Sin embargo, el Archivo como órgano institucional
comienza a funcionar en 1997, tomando como base el Archivo Central de la
Contraloría General de la República, el cual se visitó en varias
oportunidades. Al igual que la Contraloría General de la República, la Defensoría inicia sus labores con una mesa de
entrada y salida de la documentación, por lo tanto es a través de la
Oficina de Correspondencia que se recibe toda la documentación que ingresa
a la institución y se envía por facsímil, correo certificado, correo
ordinario, correo electrónico y en forma personal, la totalidad de las
comunicaciones y notificaciones formales con destino a particulares o
instituciones públicas.
En sus inicios, la documentación del fondo documental,
se encontraba constituida en su gran
mayoría por los expedientes de denuncias, los cuales son de valor
científico-cultural y reflejan la labor de los distintos profesionales que
día con día defienden los derechos e intereses de los habitantes. Además,
de las consultas de casos, las cuales formaban parte del asesoramiento que
los profesionales brindan al habitante y toda la documentación de carácter
Interno que refleja la organización, competencia y funcionamiento de la
Defensoría de los Habitantes.
Es importante
destacar, que durante la Gestión de la Licda. Sandra Piszk se realizó una reestructuración institucional
y se eliminó la Dirección de
Desarrollo Tecnológico que contemplaba en ese momento, el Departamento de
Informática, El Centro de Documentación, La Oficina de Notificaciones y el Archivo
Central y todas estas unidades llegan a formar parte de la Dirección
Administrativa bajo la responsabilidad del Lic. Carlos Eduardo González
Ledezma.
Al realizarse esta reestructuración se le cambiaron las
denominaciones a los departamentos por ejemplo, la Oficina de
Notificaciones y el Archivo Central pasaron
a denominarse formalmente dentro del organigrama institucional de la
Defensoría de los Habitantes de la República "Archivo y Correspondencia" que contempla
en la actualidad ambas oficinas.
Es importante destacar que en el año 2007 se cambió el
nombre de los expedientes de denuncias y las consultas, las cuales se
denominaron a partir de esta fecha "Solicitudes de Intervención", en la
actualidad estas solicitudes son consideradas de valor científico-cultural
y conservadas en forma permanente de
acuerdo con las Tablas de Plazos de Conservación y Eliminación de
Documentos Institucionales.
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